前面已经提到过，在会议中你通常扮演两个角色，即会议的主持或组织者，还有就是参会者。如果是你组织的会议，就一定要确保会议的效率和效果，这封信就聊一聊高效的会议有哪些特点。
高效的会议，有以下共性的特点：1．只有必要时才召集
可开可不开的会议可以采用其他的方式代替，如网络、微信、视频等，一定要碰头的会议就不能省去，毕竟面对面的沟通是最有效的方法之一。
2．事前筹划和准备，明确主题和目的除了突发事件和紧急的情况，其他的会议一定要事前进行筹划和准备，包括会议的议题、目标、内容、时间、对象、地点等。
3．拟订和发送议程表
事先把拟定好的议程表发送给参会者，以便让与会者明确会议的目的和内容。
如果是研讨会，就更需要提前把题目和内容发送给参会的人员，这样可以提前进行思考和准备。
4．遵守时间
有一次培训，上午9点上课，但给学员们发放的通知是8点半开始，我以为培训主管写错了时间，还确认了一下，结果对方告诉我没有写错，是特意的，希望通过提前半小时的通知，敦促学员们9点都能赶到教室。即便这样，还是有员工姗姗来迟。课间和他们聊天，得知这家企业开会时，迟到的现象更是严重，甚至领导带头迟到。这是一种很糟糕的企业文化，如果你所在的企业也存在这样的不良倾向，希望至少在你的权限范围内能够做到准时，继而带动下属和身边的员工。
5．按计划和议程进行
除非有其他干扰或意外，会议要按照事先的计划和议程进行。
我曾多次参加过企业内部的会议，比较普遍的问题是跑题、拖延、低效率，甚至把事先的计划抛在一边，比较随性，这样的结果往往是既浪费时间资源，又达不到目的。
6．归纳总结，得出结果
这需要会议的主持者掌握和运用好会议管理的技巧和方法，主持者要及时归纳和总结会议的内容，并得到相应的结果。
此外，有些重要会议一定要有会议记录，不同的企业对会议记录有不同的要求，根据实际情况，会议记录存档时间有长有短。
另外，从公司的角度，为了提高会议的效率，还要对不同层级的员工进行相应的培训和训练，让员工掌握开会的技巧和方法，内容包括怎样开会？怎样主持会议？如何做会议记录？会后怎样进行追踪？对待分歧怎样做到求同存异？如何表达自己的意见等。
把上面这些特点归纳起来，高效的会议要做到：提前计划、事前训练、充分准备、把控时间、归纳总结、议而有果。
思考 高效的会议有哪些特点？在你组织会议时，怎样做到高效？
